Управління документами та автоматизація документообігу
Інтелектуальні рішення для оцифрування, розпізнавання, автоматичного іменування та маршрутизації документів. Менше паперової тяганини — більше часу на бізнес.
Не здавайтеся через рутину
Надто багато часу йде на одноманітні буденні завдання? Втомилися від паперової тяганини? Процес погодження затягується, бо ви чекаєте на «справжні» підписи ручкою? Не тільки ви мрієте про ефективніший підхід до задач, які щодень сповільнюють продуктивність. Ми допоможемо запустити цей перехід.
Що ми пропонуємо
Повний стек рішень для побудови сучасного цифрового документообігу
Dispatcher Phoenix / Document Navigator
Впровадження інтелектуальних рішень Konica Minolta для роботи з документами. Достатньо просто розпочати сканування — система сама розпізнає ключові слова (постачальник, номер рахунку-фактури), надає файлу правильне ім’я та зберігає у потрібній теці.
OCR та автоматична класифікація
Розпізнавання тексту українською, англійською, російською. Автоматична класифікація за типом (договір / рахунок / накладна / лист), витяг ключових полів у форму, імпорт у облікову систему.
Workflow і маршрутизація
Налаштування маршрутів погодження: хто має підписати рахунок-фактуру, у якому порядку, які ліміти повноважень. Електронні підписи, сповіщення. Прозорий статус кожного документа у реальному часі.
Інтеграція з ERP та поштою
Просканований і розпізнаний документ автоматично попадає у ERP (1С / BAS / SAP), надсилається відповідному адресату електронною поштою або імпортується у CRM. Менше ручної роботи, менше помилок.
Що ви отримаєте
Автоматизація задля точності, швидкості та контролю над бізнес-процесами
Економія часу бухгалтерії
Ручне іменування та розкладка файлів — години щодня. Автоматизація вивільняє ресурс на роботу вищого рівня: аналіз, контроль, звітність.
Прискорене погодження
Ви прискорите та спростите процес затвердження рахунків, незалежно від того, чи працюють співробітники в офісі, чи віддалено. Процес стає прозорішим — у будь-який час видно статус кожного рахунку-фактури.
Контроль і аудит
Кожна дія фіксується: хто, коли, з якого пристрою переглядав / редагував / підписував документ. Це зручно для внутрішнього контролю, а також обов’язково для аудитів і перевірок.
Менше паперу = менше витрат
Окрім зниження адміністративного тягаря, зменшуються витрати на друк, зберігання архіву, пошук документів. Та й екологія — вже не дрібниця.
Як ми впроваджуємо рішення
Аудит процесів
Разом з вашими співробітниками аналізуємо поточні документопотоки, знаходимо «вузькі горлечки», формулюємо цілі автоматизації.
Пілот на одному процесі
Обираємо один конкретний процес (наприклад, обробка рахунків-фактур) і впроваджуємо рішення на ньому. Так ви бачите результат швидко.
Розгортання на весь бізнес
Після успішного пілоту поетапно розширюємо рішення на інші процеси. На кожному етапі навчаємо відповідальних, готуємо інструкції.
Супровід і розвиток
Залишаємось поруч — додаємо нові шаблони розпізнавання, нові маршрути погодження, інтеграції з новими системами за потреби.
Часті питання
Наш бухгалтер сканує документи — навіщо платити за ще щось?
Сканування — це лише перший крок. Щоб відсканований документ автоматично отримав правильне ім’я, попав у правильну теку, потрапив на погодження потрібним людям, був проведений в ERP — потрібна автоматизація. Саме це ми і впроваджуємо.
Чи сумісно з нашим принтером / БФП?
Dispatcher Phoenix і Document Navigator найкраще інтегруються з обладнанням Konica Minolta. Але OCR-рішення вендорно-незалежні — працюють зі скануванням з будь-якого БФП (Xerox, HP, Canon тощо).
Що з електронними підписами?
Інтегруємо рішення з українськими провайдерами ЕЦП (Дія, ПриватБанк, M.E.Doc). Документи, підписані електронно, мають ту саму юридичну силу, що й паперові з ручним підписом.
Скільки триває впровадження?
Пілот на одному процесі — 2–4 тижні, повноцінне розгортання на середній компанії — 2–3 місяці. Можемо стартувати швидше з «коробковим» рішенням, потім розвивати.
А якщо у нас залишаться паперові оригінали — вони потрібні?
Залежить від типу документів. Для більшості — електронні копії з ЕЦП мають повну юридичну силу. Для частини (договори з печатками, деякі акти) рекомендуємо зберігати паперові оригінали в архіві, а в обороті використовувати цифрові копії.
Готові зменшити паперову тяганину?
Проведемо демо Dispatcher Phoenix / Document Navigator на прикладі ваших реальних документів — ви побачите економію часу на власні очі.
+38 (050) 110-91-30
